Организатор, координатор и прочая нечисть

Давайте раз и навсегда разберёмся в вопросе, кто такой организатор, кто координатор и кто распорядитель.

Есть ли между ними разница? Кто вам нужен, а кто – нет?


Начнём с самого простого – координатор.


Это человек, работающий на мероприятии, например, свадьбе.

Координатор не занимается вопросами подготовки, он контролирует работу всего и всех именно в день свадьбы.


Кто когда куда приехал, привёз, увёз и прочее – это его головная боль.

Всё ли работает или не работает, вовремя или с опозданием.

Координатор следит за исполнением обязанностей, временем, выполнением планов...

Главная задача координатора – следить, чтобы всё работало «как часы».

И чтобы проблемы и сложности, происходящие «за сценой» мероприятия не были видны гостям и главным лицам.


По большому счёту, координатор отвечает за настроение. Вы же понимаете, что если на празднике возникают не состыковки, срывы планов, опоздания и даже какие-то неприятные мелочи, всё это нарушает ход событий и отражается на эмоциональном состоянии.


В общем-то, координатор нужен на любой свадьбе. Потому что даже небольшие свадьбы по длительности занимают примерно день, а за один день происходит достаточно форс-мажоров.


Вспомните любой будний день, хоть один из них был идеален? И если в своей повседневной жизни мы быстро забываем о неприятностях, в день своей свадьбы абсолютно всё имеет значение и запоминается надолго.


Так что координатор нужен!

Но нужен непременно адекватный, толковый и ответственный.

Есть разновидность «псевдокоординаторов».

На самом деле они и правда, являются координаторами, но координаторами, отвечающими за очень узкий круг вопросов.


Например, координатор, которого предоставляет ведущий – это координатор, помогающий работать ведущему. Для вас это, безусловно, плюс.


Ваш ведущий не будет отвлекаться на переговоры с банкетным менеджером, на поиск подарков за конкурсы или на выключение света в момент вывоза торта.

Но вы должны понимать, что все остальные ваши проблемы в компетенцию этого координатора не входят.


Или координатор, предоставляемый рестораном. По большому счёту – это банкетный менеджер, который отвечает за подготовку банкетного зала и своевременный вынос блюд по меню. Такой менеджер есть в каждом ресторане, но некоторые называют его координатором. Думаю, вы уже поняли, что это совсем другой род коорднации.

Теперь давайте разберёмся с распорядителем, или свадебным помощником.

Я также называю это «свадебным консультантом».


Этот человек помогает вам готовить мероприятие. Он не работает в день свадьбы, если только вы не пригласили его в качестве координатора.


Распорядитель помогает вам решать технические моменты подготовки.

Как поставить столы, как рассадить гостей, какие документы подготовить для ввоза продуктов и техники в ресторан и т.д. Он может посоветовать или найти для вас несколько исполнителей (ведущего, фотографа или артиста).


Распорядитель должен обладать определёнными знаниями по вопросам организации мероприятий.

Часто в роли распорядителей и консультантов выступают ведущие или фотографы. Иногда они делают это вынужденно, потому что вы настойчиво просите помощи.


Но есть и те, кто берёт за это деньги, и это нормально. Часто они называют себя организаторами. Единственное, что вы должны знать, что эти люди не обладают знаниями организаторов свадеб.


Разберём на примере ведущих. Когда ведущий берёт на себя роль распорядителя, не имея навыка организации мероприятий, происходит следующее.


Он может рекомендовать вам артистов на банкет, может рекомендовать некоторых других исполнителей. Но вся проблема в том, что ведущий всегда работает только во второй половине дня. Он имеет не полное представление о выстраивании сценария всей свадьбы, о запасах времени на тех или иных этапах дня, об эмоциональном построении события.


Вы же понимаете, что если что-то испортит вам или вашим гостям настроение до момента приезда на банкет, артистам и ведущему будет очень сложно изменить ваше эмоциональное состояние.


Поэтому распорядитель должен быть изначально организатором торжеств. Тогда он может вас консультировать, может делать рекомендации, так как он оценивает и обозревает весь свадебный день от начала до конца.

Чем хорош и чем плох распорядитель?


Хорош тем, что услуги распорядителя всегда дешевле услуг организатора.

Вы сами организуете свою свадьбу, он лишь даёт советы, которые вы можете слушать или не слушать. К тому же советы даются только по части вопросов.


Отсюда плохая сторона – распорядитель не несёт ответственности за вашу свадьбу. Если вы спроектировали свадьбу не правильно, это результат вашей работы.


Так что распорядитель пригодится тем, кто готов организовывать свою свадьбу сам, имеет достаточно для этого времени и при этом не хочет «изобретать велосипед» и искать все свадебные секреты в одиночку.

Теперь приступит к самому сложному.

Организатор свадеб.


Организатор – это своего рода главный инженер на свадьбе. Вы как архитектор рисуете набросок вашей свадьбы, ваши пожелания, заветные мечты. А организатор раскладывает всё это на задачи, расписывает сроки, ищет тех, кто может выполнить ту или иную задачу. Додумывает неучтённые вами детали, анализирует, администрирует, требует исполнения задач от подрядчиков.


И самое главное – несёт ответственность.

Со стороны работа организатора, пожалуй, наименее заметна. Но при этом ощутимо больше и серьёзнее, чем у распорядителя и координатора. Организатор отвечает не только за свою работу, но и за работу других людей.


Если продолжит проводить аналогию с проектированием здания.

Плохо спроектированное здание рухнет. И не важно, кто ошибся – архитектор, который не всё учёл, и его рисунок не поправили. Или кто-то, отвечающий за проектирование, чью работу не проконтролировали.


Организатор должен уметь предвидеть результат свадьбы.

Должен подсказывать вам, искать качественных исполнителей, контролировать их, подсказывать им, если они ошибаются. И при этом выстраивать общую картину свадьбы.


Хороший организатор обладает всесторонними знаниями, это необходимо, чтобы понимать всех исполнителей и помогать им работать на наивысшем уровне.


Думаю, вы понимаете, что у вас может не хватить знаний и опыта общения с людьми разных профессий, чтобы правильно выстроить свадебный день и работу исполнителей. Вам стоит подумать над тем, чтобы обратиться в свадебное агентство, если вы не хотите полагаться на «авось».

И немного об опасностях, которые будут подстерегать вас при поиске организаторов.


Во-первых, не все организаторы могут быть организаторами. Есть те, кто так себя называет, но ни малейшего представления о создании событий не имеет.


Во-вторых, по сей день, вы можете наткнуться на людей, которые считают, что задача организатора – найти вам всех исполнителей. Это только одна из задач, и выполнить её качественно можно только занимаясь свадьбой целиком.


В-третьих, есть агентства, которые постараются выставить вам один счёт, а получат при этом большую сумму, потому что продадут вам услуги других людей дороже реальной стоимости.


Хороший организатор старается сэкономить ваш бюджет, ищет подходящие вам цены, обсуждает возможность предоставления вам услуг от исполнителей на особых условиях.


Вы, конечно, заплатите за работу организатора, но не забывайте, что иначе всю эту работу предстоит выполнить вам. И даже больше, потому что вам ещё придётся искать информацию, ошибаться, исправлять ошибки, а всё это требует времени и сил. И ответственны за свою свадьбу будете вы.


Очень надеюсь, что вы разобрались, кто есть кто. И мои подсказки помогут вам не наделать ошибок.




И последний совет, не бойтесь ходить на бесплатные консультации, общаясь в живую, вы поймёте, нужен вам такой работник на свадьбе или нет, пытается ли он вас обмануть. И скорее всего это поможет вам принять то или иное решение.